ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධතිය (EDS): එය කුමක්ද, විශේෂාංග සහ නිර්දේශ

මීට වසර කිහිපයකට පෙර, ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමනාකරණ පද්ධති පිළිබඳ දීප්තිමත් අනාගතයක් ලෙස කතා කෙරුණි. වර්තමානයේ ඔවුන් දැනටමත් පෞද්ගලික හා රාජ්ය ව්යවසායන් සඳහා ක්රියාශීලීව යොදා ගනී. එහෙත් වඩාත්ම වැදගත් වන්නේ SED මත ඉල්ලුම නිරන්තරයෙන් වර්ධනය වන බවයි. ඉලෙක්ට්රොනික් ලේඛන කළමණාකරණ පද්ධතිය හා එය ක්රියා කරන්නේ කෙසේද? RF පද්ධතිවල ක්රියාකාරීත්වය පිළිබඳ උදාහරණය සලකා බලමු.

පූර්ව අවශ්යතාවයන්

EDS වැඩසටහන ක්රියාත්මක වන්නේ කෙසේද යන්න තේරුම් ගැනීම සඳහා මූලික සංකල්ප සහ කාර්යයන් සලකා බැලීම අවශ්ය වේ. ප්රධාන සාධක වන්නේ යම් පද්ධතියක් තෝරාගැනීම මත රඳා පවතින සාධකයි.

සංවිධානය අවිධිමත් ලෙස කළමණාකාරිත්වයේ කොන්දේසි ක්රියාත්මක කළ හොත් ලේඛන සංසරණයට අවශ්ය නොවේ. ව්යාපාර ක්රියාවලියන් පැමිණීමත් සමග විධිමත් ලේඛනගත කිරීමක් සමඟ යාන්ත්රණය කළමනාකරණය කිරීමේ අවශ්යතාවක් තිබේ. ඔබ නියමිත වේලාවට සුරක්ෂිතව කටයුතු නොකරන්නේ නම්, ඔවුන් එකතු වී අහිමි වනු ඇත.

කඩදාසි ප්රවාහකයන්ට විකල්පයක් ලෙස, සේවාදායකයේ ගොනු ගබඩා කිරීම සඳහා විශේෂ ක්රමයක් භාවිතා වේ. නමුත් එය දිගු කාලයක් නොපවති. සමාගමේ පරිමාවන්ගේ වර්ධනය සමග තොරතුරු ගබඩා කිරීම හා සමමුහුර්ත කිරීමේ අවශ්යතාව වැඩි වෙමින් පවතී.

තොරතුරු ගබඩා කිරීම සඳහා පැරණි තොරතුරු වාහක හෝ SED භාවිතා කරන්නේද යන්න ගැන උභතෝකෝටිකයක් පවතී. විද්යුත් පද්ධතිය හරහා වැදගත් වන්නේ කුමක්ද? සංවිධානයේ කාර්යක්ෂමතාව වැඩි කිරීම.

ආර්ථික බලපෑම

කාර්යක්ෂමතාවය ක්රම දෙකකින් වැඩි කළ හැකිය: පිරිවැය අඩු කිරීම හෝ ප්රතිඵල වැඩි කිරීම. ඊඑේඑස්එස් හි ලේඛන එකවර ඉලක්ක ගත හැකි ය. එනම්, පද්ධතිය හඳුන්වා දීමෙන් අඩු මුදලක් වියදම් කිරීමට ආයතනයට ඉඩ සලසයි.

කඩදාසි පිරිවැය, නිෂ්ඵල කාලය, තොරතුරු හුවමාරුව වේගවත් කිරීම, ආයතනික සංස්කෘතිය වෙනස් කිරීම මගින් පිරිවැය අඩු කිරීම සිදු කරයි.

EDS වැඩසටහනේ ඵලදායීතාවය තක්සේරු කිරීම, කඩදාසි ලේඛන සැකසීම සඳහා වැය කළ කාලය ගණනය කිරීම අවශ්ය වේ. උපදේශන සමාගම්වල ඇස්තමේන්තුවට අනුව එම මෙහෙයුම් 20% ක වැඩ කාලයක් වේ. රුසියානු නිලධරයේ පද්ධතියේ දී මෙය තවත් ඊටත් වඩා වැඩියි. එනම් 60% ක කාලය. ESLS හඳුන්වාදීම මගින් මෙම පිරිවැය අවම වශයෙන් 10 ගුණයකින් අඩු කරනු ඇත.

කාර්යාල කටයුතු සහ ලේඛන සංසරණය

මෙම කොන්දේසි දෙක එකිනෙකට සම්බන්ධ වේ. කාර්යාල කටයුතු යනු ලියකියවිලි සමඟ කටයුතු කිරීම සඳහා විධිමත් නීති මාලාවක් වේ. සමහර SED පද්ධති කාර්යාලීය කටයුතු සඳහා අභිරුචිකරණය කළ හැකිය. නමුත් ලිපිකරු වැඩ දැනටමත් සකස් කර ඇති ඒවා වේ.

ලේඛනය යනු ESMS හි තොරතුරු ගබඩා කිරීමේ ඒකකයකි. ලේඛන සංසරණය විවිධ ප්රභවයන්ගෙන් සමන්විත වේ: වෙනත් පද්ධති, යෙදුම්, ඉ-තැපැල්, නමුත් පළමුවෙන්ම - විනිවිදක කඩදාසි ප්රවාහකයන් වෙතින්. එබැවින් ස්කෑනර් සහ අනෙකුත් උපකරණ EDS හි අනිවාර්ය අංගයකි. පද්ධතිය සියළුම ලියකියවිලි ගබඩා කරයි, ඔවුන්ගේ ඉතිහාසය පවත්වා ගෙන යන අතර, සංවිධානය සඳහා ව්යාපාරයක් සපයන අතර ඒවා සමඟ ව්යාපාර ක්රියාවලීන් සිදු කරයි.

එවැනි පදනමක් මත තීරණයක්, උපදෙස් සහ නියෝගයක් ලබා ගත හැකිය. ඒවා හරහා, සහ සංවිධානය විසින් සංවිධානය කරනු ලැබේ. ඕනෑම ලේඛනයක් "සහතිකයක්" සමඟ සපයා ඇත. පෝරමයෙහි ඇති ක්ෂේත්ර ලැයිස්තුවේ වර්ගය මත පදනම් වේ. පද්ධතිය තුළ එවැනි කාඩ්පතක් එක් එක් ක්ෂේත්රයේ දත්ත ගබඩාවක් ලෙස ගබඩා කර ඇත.

SED හි කාර්යයන් සහ කාර්යයන්

මෙම ගැටළු නිරාකරණය කිරීම සඳහා සැලසුම් කර ඇත:

• ලේඛන සමඟ වැඩ කිරීම විධිමත් කිරීම.
• සැකිලි මගින් ලේඛන සැකසීම, ගබඩා කිරීම ලියාපදිංචි කිරීම;
• ගිණුම්කරණය ස්වයංක්රීයකරණය;
• ලේඛන වර්ගීකරණය

ඊඑම්එස්එස්හි කාර්යය වඩාත් විස්තරාත්මකව සලකා බලමු. කාර්ය ප්රවාහ වැඩසටහන භාවිතා කරනු ලැබේ:

• කාඩ් නිර්මාණය කිරීම.
• ලේඛනයේ පාඨය;
• Pdf හෝ MS Word ආකෘති දත්ත ගබඩා කිරීම;
• පරිශීලක ප්රවේශ අයිතිය කළමනාකරණය;
• මාර්ග සෑදීම;
• ලේඛන චලන පාලනය;
• දැනුම්දීම් යැවීම, සිහි කැඳවීම්;
• ජර්නල්, විමර්ශන පොත්, වර්ගීකරණ;
• උපදෙස් සැකසීම;
• ලේඛන සෙවීම සහ අත්සන් කිරීම;
• වාර්තා සැකසීම.

පද්ධතිය පුරා ක්රියාත්මක වන කාර්යයන් අතරට:

• ලේඛන සමඟ දුරස්ථව වැඩ කිරීම;
• දත්ත ගබඩා කිරීම සඳහා DBMS භාවිතය;
• SED සමග එකවර වැඩ කිරීම
• සහතික මගින් සහතික, තීරු කේත සහ පුද්ගලාරෝපණය.

වාසි හා අවාසි

EDS වලට මාරුවීම අවාසි වලට වඩා වැඩි වාසි ඇත. කෙසේ වෙතත්, වැරදි ලෙස සංවිධානය කරන ලද ව්යාපෘතියක් ස්වයංක්රීයකරණයට ඇති සියලු වාසි විනාශ කළ හැකිය. ඊඑම්එස්එස් ක්රියාත්මක කිරීමේ අරමුණු සාක්ෂාත් කරගත යුතුය. වාසි:

• මධ්යගත ව්යුහගත තොරතුරු ගබඩා කිරීම;
• ලේඛන සැකසීම හා සැකසීම සඳහා එකම ප්රවේශය;
• සැකිලි භාවිතා කිරීම;
• සොයන්න;
• විගණනය කරන්න.

අඩු පිරිවැය ඇතුළුව ඉහළ ආරම්භක පිරිවැයක් සහ පරිශීලක පුහුණුව සඳහා සමෘද්ධි කටයුතු ඇතුළත් වේ.

ලේඛන සැකසුම් ක්රියාවලිය

EDS හි දී, ඉලෙක්ට්රොනික වැඩ පත්රිකාව අදියර ගනනාවක් හරහා ගමන් කරයි. ඇතැම් ගුණාංග ලේඛනයක් වෙත පවරනු ලැබේ. සැකසුම අතින් සහ ස්වයංක්රීයව සිදු කෙරේ. දෙවෙනි අවස්ථාවේදී ඔබ සඳහන් කරන්නේ:

• අදියර අතර සංක්රමන කොන්දේසි;
• මාර්ග වෙන්කිරීම;
• සැකසුම් චක්ර;
• උප කාර්ය නියුක්ත කිරීම, කාල පරාස, සැකසුම් ක්රියා පටිපාටි;
• පරිශීලක භූමිකාවන් අර්ථ දක්වා ඇත.

ප්රතිකාර වර්ග:

• ලේඛනයක් සාදන්න.
• සංස්කරණය කිරීම.
• රිනින්ස්.
• චලනය.
• ඉතිරිකිරීම.
• දර්ශකය.
• ඉවත් කිරීම.

SEED මත වියදම්

ලේඛන සංසරණය බලපත්රය, සර්වර්, සම්පූර්ණයෙන්ම සුසර කිරීම සහ පුහුණුවකින් තොරව සම්පූර්ණයෙන්ම ක්රියාත්මක විය නොහැකිය. මෙම එක් එක් මූලද්රව්ය සඳහා විශාල මුදල් අවශ්ය වේ. මීට අමතරව, වෙනත් පද්ධති සමඟ SED ඒකාබද්ධ කිරීම, දත්ත සමුදා සහ මෘදුකාංග යාවත්කාලීන කිරීම, තාක්ෂණික සහාය සහ අනෙකුත් ආධාරක වියදම් විමසමින් අප අමතක නොකළ යුතුය.

SED හඳුන්වාදීම

ව්යාපෘතිය ක්රියාත්මක කිරීම මාස කිහිපයක් ගත විය හැකිය. මෙම ක්රියාවලිය ප්රලේඛන ක්රියාවලි ගණනාව මත මෙන්ම මූල්ය, ආයතනික සහ සම්පත් අවස්ථා මත රඳා පවතී. පහත සඳහන් ඇල්ගොරිතමයට අනුව ක්රියාත්මක කිරීම සිදු කරයි:

• කම්කරු කණ්ඩායමක් නිර්මාණය කිරීම, නායකයෙකුගේ නිර්වචනය;
• ඉලක්ක සහ අරමුණු අර්ථ දැක්වීම;
• පවත්නා ලේඛන ක්රියාවලි පරීක්ෂා කිරීම;
• තාක්ෂණික පිරිවිතර සංවර්ධනය;
• SED තේරීම;
• EDS හඳුන්වාදීම සඳහා කොන්ත්රාත්තුව නිම කිරීම;
• කම්කරු රෙගුලාසි සැකසීම හා අනුමත කිරීම;
• බහලුම් ආරම්භක පිරවීම පරීක්ෂා කිරීම;
• මූලික EDS පරීක්ෂණය;
• කාර්ය මණ්ඩල පුහුණුව;
• ESL පරීක්ෂණය ක්රියාත්මක කිරීම;
• පරීක්ෂණ ප්රතිඵල විශ්ලේෂණය;
• වැරදි නිවැරදි කිරීම;
• සම්පුර්ණ ක්රියාත්මක කිරීම.

ක්රියාත්මක කිරීමේ දෝෂ

කඩදාසි ලේඛනයක් අවශ්ය වන ක්රියාවලීන් සඳහා විශේෂ අවධානය යොමු කළ යුතුය. ප්රධාන දෝෂයක් වන්නේ ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛනයක් මගින් කඩදාසි ලේඛනයේ පිටපත් කිරීමයි. මෙම කාර්යය සංකීර්ණ වන අතර ස්වයංක්රීයකරණය සම්බන්ධයෙන් නිෂේධාත්මක ආකල්පයක් ඇති කරයි. කවදාවත් දෙගුණයක් වැඩ කරන්නේ නැහැ. ද්විතියිකකරණයෙන් තොරව ස්වයංක්රීයකරණය සැකසීම අවශ්ය වේ. දෙවන වැරැද්ද වන්නේ කාර්ය මණ්ඩලයේ සූදානමයි. වඩා බොහෝ විට නව ක්රියාදාමයන් සතුරු ය. එබැවින්, ඉගෙනුම් ක්රියාවලියට සවිඥානිකව ප්රවේශ වීම සඳහා EDS ක්රියාත්මක කරනු ලබන්නේ මන්දැයි සේවකයන්ට පැහැදිලි කිරීම අවශ්ය වේ.

ලේඛන ගබඩා කිරීමේ තාක්ෂණය

EDS හි, ඉලෙක්ට්රොනික වැඩ සටහන් ප්රකාරව සෙවුම්, වර්ගීකරණය, කාණ්ඩගත කිරීම හා වාර්තා සැකසීම සිදු කරනු ලබන ගුණාංගයන්ගෙන් සමන්විත වේ. සමහර අවස්ථාවලදී ලේඛනයක් සැකසීමෙන්, සමහර විට දත්ත සමුදායෙන් දත්ත මාරු කිරීම මගින්. වගු වගු තුල ගබඩා කර ඇත. මෙම ගොනුව ගබඩාවේ ෆෝල්ඩරය තුලින් එය ඩීඑම්එම්එස්එස් ඩිරෙක්ටරයේ දක්වා ඇති දත්ත ගබඩා කර ඇත. ESMS පද්ධතියේ භාවිතා කරන්නන්ට දත්තයන් වෙත ප්රවේශ විය හැක.

ප්රවාහ ස්කෑන් යනු කුමක්ද?

ස්කෑනර් භාවිතයෙන් පසු ඒවායේ සාම්පල සියළුම සාම්පල ස්ථානගත කිරීම සඳහා උප්පරවැටි සැකසීම සිදු කරනු ලැබේ. ස්කෑන් කිරීම ක්රියාවලියේදී, ලේඛනයේ දී තීරු කේතයක් ස්වයංක්රීයව නිර්මාණය කර එය දත්ත සමුදාය තුළ ලියාපදිංචි කර ඉන්පසු නියම මාර්ගය ඔස්සේ ගමන් කරන්න.

Optical text recognition

මෙම ඉලෙක්ට්රොනික ලේඛන කළමණාකරන පද්ධතිය SED ඡායාරූප හෝ jpeg ආකෘතියේ පෙළ ආකෘතියකට ලේඛනවල විද්යුත් ප්රතිරූපයක් පරිවර්තනය කරයි. ඒ සමගම, විශේෂ මෘදුකාංගය ESMS BPM හි තනි තනිව යෙදුම ලෙස හෝ ඒකාබද්ධ කළ හැක. ESCOM යනු කුමක්ද? මෙය විවිධ ලියකියවිලි ටයිප් කළ ලියකියවිලි හඳුනාගැනීමේ වැඩසටහනකි. කෙසේ වෙතත්, තනි තනිව යෙදුම් වලට වඩා වැඩි ශක්යතාවයක් ඇති අතර අතින් අතින් ලියන ලද අකුරු පවා හඳුනාගත හැකිය.

බාර් කෝඩින්

මෙම තාක්ෂණය මඟින් ලේඛනයෙහි රූපමය තීරු කේතයක් නිර්මාණය කිරීම සහ ඇඳීම සඳහා ක්රියා පටිපාටි මාලාවක් මෙම තාක්ෂණය සපයයි. පද්ධති සේවාදායකය හරහා අද්විතීය තීරු කේතයක් නිර්මාණය කර ඇත. ලේඛනයේ හඳුනා ගැනීම, දත්ත ගබඩාවේ ඉක්මන් සෙවීම් සහ ගබඩා ස්ථානවල බෙදා හැරීම සහතික කරයි. ලේඛනයක් ලියාපදිංචි කිරීමේදී, ඉලෙක්ට්රොනික කාඩ්පත් හැඳුනුම්පතට අනුරූප වන තීරු කේතය ලේබලයේ මුද්රණය කර ඇත. ලේඛනයේ කඩදාසි අනුවාදය ඔහු ඇඳ ඇත.

EDS

ඩිජිටල් අත්සන් මඟින් ලේඛනය නිවැරදිව තහවුරු කිරීමට සහ දත්ත වෙනස් නොවේ. සංඥා සපයන්නා සහ මෘදුකාංග සහතිකයේ යතුරක් සමඟ අත්සන් කිරීම සිදුකරනු ලැබේ. අවසාන වශයෙන්, බලපත්ර නිකුත් කිරීමේ මධ්යස්ථානයේ නැවත සකස් කර ඇති විශේෂ ආකෘතියක ගොනුවකි. තොරතුරු වල ආරක්ෂාව සහතික කිරීම සඳහා, ස්මාර්ට් කාඩ් හෝ I-ටොකන් යතුරු මත සහතිකය ගබඩා කළ යුතුය. ඒවා PIN මගින් ආරක්ෂා කර ඇත. PIN අංකය වැරදීමකින් කිහිප වතාවක් ඇතුල් වුවහොත් සහතිකය ස්වයංක්රීයව අවහිර කරනු ලැබේ.

පූර්ණ පෙළ සහ ගුප්තකේතන සෙවුම්

කාඩ්පත් ක්ෂේත්රයේ වටිනාකම් කිහිපයක් මත විශේෂිත ආකෘතියක් හරහා අක්ෂර වින්යාස කිරීම සිදු කරනු ලැබේ. නිදසුනක් ලෙස, "ප්රතිරූපකය" නිර්ණායකය "පිළිගැනීමේ" හෝ "යැවීම" යන ක්ෂේත්රයේ දත්ත සෙවීමට සපයයි. මෙම අවස්ථාවෙහිදී පද්ධතිය විසින් කාඩ්පත් දත්ත සමඟ ඇතුළත් කළ මිනුම් දණ්ඩ හා සසඳන විට ප්රතිඵල අනුප්රාප්තිකයන් හට ඇති බවට පත් කර ඇත. නිශ්චිත හෝ පාර්ශ්වීය අහඹු සිදුවීම් ගැන සොයා බැලීම සිදු කරයි.

MS SQL SERVER, ORACLE වැනි ඩීඑම්එම්එස්එස් මෙවලම් හරහා වචන නාම ආකෘති ඇතුළුව ලේඛනයේ දත්ත වලට අනුව සම්පූර්ණ පෙළ සොයන්න. සම්පූර්ණ සෙවුමක් සඳහා, ගොනු ලේඛන ආකෘතිය (doc), වගු (xls), ඉදිරිපත් කිරීම්, පණිවුඩ තුලට දත්ත ගබඩාවට ඇතුළත් කළ යුතුය.